Privatlivspolitik

MAF Danmarks dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

MAF Danmark er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Generalsekretær Peter Hedelund

Adresse: Skt. Pauls Gade 11 A, 8000 Aarhus C

CVR: 30026144

Telefonnr.: 30429658

Mail: maf@maf.dk

Website: www.maf.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

• Oplysninger på medlemmer, givere og øvrige personer der har tilkendegivet at de ønsker information fra MAF:
• Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
• Korrespondance af betydning for MAF Danmarks forpligtelse over for dig som medlem og/eller giver:
  • Beskeder
  • Gave- og kontingentindbetalinger
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer ved indberetning til skat jfr. ligningsloven samt ved oprettelse af faste gaveindbetalinger via BetalingsService.

• Oplysninger om bestyrelse, frivillige medarbejdere og ansatte
• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
  • Billeder på hjemmeside og tryksager
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Bankoplysninger (fx til løn og godtgørelse for udlæg)
• Særlige personfølsomme oplysninger
  • Helbredsmæssige forhold i forbindelse med udstationering
  • Straffeattest i forbindelse med udstationering

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne direkte fra dig. Det kan for eksempel være:

• Ved informationsmøder
• Via hjemmeside
• Ved direkte kontakt til landskontoret eller til en af vores frivillige
• Ved donationer til MAF

 I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Offentligt tilgængelige opslagsværker som dgs.dk til indhentning af telefonnr.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig (kontraktlig forpligtelse)
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

• Formål med behandling af oplysninger på medlemmer, givere og øvrige personer der har tilkendegivet at de ønsker information fra MAF:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Håndtering af gaver, herunder fradragsberettigede gaver.
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder skattelovgivningen og regnskabsloven
• Levering af information og materialer du har bestilt
• Administration af din relation til os

• Formål med behandling af oplysninger på bestyrelse, frivillige medarbejdere og ansatte:
• Håndtering af frivilliges og ansattes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Tegne foreningen udadtil på hjemmeside og tryksager
• Administration af relationen til os
• Særligt for udsendte behandles oplysninger om helbred og strafbare forhold som en del af en samlet egnethedsvurdering

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Afholdelse af informationsmøder, årsmøder, ”fly-in”, samt andre arrangementer og aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen, eks. billeder fra årsmøde.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Behandling af personoplysninger ud fra kontraktlig forpligtelse

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af kontraktlig forpligtelse, vil denne behandling udelukkende være motiveret af hvad din relation til os forpligter os på som for eksempel

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Håndtering af dit abonnement på MAF Danmarks kvartalsblad og andet informationsmateriale
• Oprettelse og håndtering af en eventuel fast gaveaftale med faste træk fx via BetalingsService

Behandling af personoplysninger ud fra samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi udleverer ikke dine personoplysninger til andre uden dit samtykke, eller med mindre der foreligger et andet lovligt grundlag. Eksempel herpå kan være indrapportering af gaver til SKAT med henblik på skattefradrag, eller nødvendige oplysninger til oprettelse af fast gaveaftale (BetalingsService) via NETS. Det lovlige grundlag er i disse tilfælde opfyldelsen af kontrakt / aftale mellem dig og MAF samt en retslig forpligtelse, der påhviler MAF som dataansvarlige.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring, og vi må heller ikke gøre det uden dit samtykke.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller ansat:

Medlemmer og givere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra relationens ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske, administrative og lovmæssige hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af MAF.

Personer der har tilkendegivet at de ønsker information fra MAF:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af MAF.

Frivillige medarbejdere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Lønnede ansatte:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger i anonymiseret form ud over de angivne tider til brug for statistik, så længe de har historisk værdi.

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende. Da vores relation til dig er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte maf@maf.dk til at meddele os dine ændringer, eller kontakte os direkte pr. telefon 30429658.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst, og vi vil besvare din henvendelse inden for 30 dage. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på www.maf.dk/privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.   

Denne privatlivspolitik er senest opdateret d. 4.3.2021

Definitioner

Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste begreber:

Personoplysninger

Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

Dataansvarlig

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.

Databehandler

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.

Behandling/databehandling

Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.

Særlige personfølsomme oplysninger

Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

Persondataforordningen

Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven

Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017.